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印章管理试行办法
发布时间:2014/5/19 16:53:21  来源:本站  点击量:11401

广发创投〔2013〕27

 

第一章  总 则   

第一条  印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。   

第二条  公司法定代表人对公司所有印章的使用拥决定权,各印章保管权和签批权由公司法定代表人根据实际工作需要进行相应的授权:

1.涉及董事会决议、通知等,董事长为印鉴授权签批人;

2.涉及公司日常经营事务的,总经理(或主持工作的副总经理)为用印授权签批人。   

第三条  综合管理部负责公司的印章管理工作,发放、回收印章,监督印章的保管和使用,收集整理并保管印章管理卡和使用、借用登记表。   

第四条 本管理办法所指的印章包括:公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人私、银行预留印鉴章、内部部门专用章等公司经营管理活动所有产生印鉴的工具。   

第五条 办法适用于公司各部门所有员工。  

第六条 公司根据内部控制制度,逐步建立印章使用流程控制体系

第二章  印章的领取、保管和停用   

   第七条  公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管

1.公章、合同专用章保管人为综合管理部负责人;

2.财务专用章保管人为财务负责人或主办会计;

3.法定代表人等私人章原则上由其本人保管,或者指定出纳保管;

4.内部部门专用章由部门负责人负责保管;

5.银行预留印鉴不得由同一人保管。

第八条  印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。如遇保管人有特殊情况,印章由法定代表人指定人员(指定人员仅限本公司员工)保管。

第九条  公司建立印章管理卡,专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。管理卡中应注明印章名称、启用日期、领用日期、归还日期、领取人、批准人、印章图样等信息。

第十条  印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先真写印章使用单,载明事项,经总经理批准后方可携带使用。

第十一条  印章移交必须办理手续,签署移交清单,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章图样等信息。

第十二条  印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第十三条  有下列情况,印章必须停用:

1.机构名称变更;

2.上级部门通知变更印章图样;

3.印章使用损坏;

4.印章遗失或被窃,须登报声明作废。

第十四条  印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时将停用印章封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。 

第三章  印章的使用 

第十五条  使用范围:

1.以公司名义对外发文、签订协议(合同)、开具介绍信、报送报表、鉴证、公司内部行文、通知等,在符合内部工作流程并完成所有审批手续时方可加盖公司印章及法定代表人章;

2.部门之间通知、提示、函告经部门负责人审核后加盖部门印章;

3.属合同类的,也可加盖合同专用章;属财务会计业务的,也可加盖财务专用章

4.银行资金取现、外转、转存(同行或不同行)须根据财务管理制度完成所有审批手续方可用印,一般应董事长和总经理签批。   

十六  各印章保管人需建立印章使用登记表,注明用印日期、用印事由、数量、部门、申请人。

十七  公司各级人员需使用印章,经该印章授权签批人批准后在登记表上签字方可交印章授权保管人盖章。如遇该人员外出,又急需盖章的,可先通过电话联系,经确认通过核准后印章授权保管人方可盖章,但事后必须补齐审核手续。   

十八  印章授权保管人应对文件内容和盖章使用登记表上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。 

十九条  财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章,无须经上述程序。   

第二十条  用印后该盖章使用登记表作为用印凭据由印章授权保管人留存,定期整理后归档。   

第二十条  严禁在空白纸张及空白处、介绍信、合同、各类票据上用印,印章授权保管人外出2天以上时须将印章妥善移交,以免贻误工作。   

第四章  特别规定   

第二十条  凡属以公司名义对外单位进行担保、反担保需加盖公司印章的,必须经董事长书面同意后方可用印。其它任何人包括印章授权签批人无权决定是否用印。   

二十三  凡属以公司名义对诉讼、被诉讼事件加盖公司印章的,必须经法律顾问或专职律师审核签字并出具法律意见书,然后报综合管理办公室备案后,方可出印章授权签批人签批用印。

 

第五章  责任 

二十四条  印章授权保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向综合管理部报告。   

二十五  任何人员必须严格依照本管理办法规定程序使用印章,未经本管理办法规定的程序,不得擅自使用。 

二十六  违反本管理办法的,给公司造成损失的,由公司对违纪进予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。

 

第六章 附 则

第二十七条  本办法的解释权属于综合管理部。

第二十八条  本试行办法自发布之日起执行。


附件:印章使用登记表单(点击下载).doc




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